"Gdzie się podział ten mail?” – czyli jak skutecznie zatroszczyć się o pamięć skrzynki firmowej

Obecnie trudno wyobrazić sobie funkcjonowanie jakiegokolwiek przedsiębiorstwa bez poczty elektronicznej. Wiadomości mailowe służą nie tylko komunikacji, ale też przesyłaniu newralgicznych danych, takich jak umowy czy faktury. Należy zatem odpowiedzieć sobie na pytanie, czy systemy i dane o znaczeniu krytycznym dla działalności naszego przedsiębiorstwa pozostają dostępne nawet w sytuacjach awaryjnych, a nasza poczta na pewno jest odpowiednio chroniona przed przypadkowym skasowaniem danych spowodowanym złośliwym załącznikiem czy nieuważnością pracownika?

Zdecydowana większość firm posiada obecnie serwery poczty elektronicznej lub rozwiązania do pracy grupowej służące do komunikacji za pomocą poczty elektronicznej. Jednak systemy te nie zostały zaprojektowane do przechowywania i udostępniania dużych ilości danych, co może powodować liczne problemy techniczne, prawne i finansowe. W Polsce przetwarzanie wiadomości e-mail i przechowywanie tych danych przez dłuższy czas, tak aby były stale dostępne, podlega różnym regulacjom prawnym. Często branże wysyłające i otrzymujące duże ilości wrażliwych danych osobowych za pośrednictwem poczty elektronicznej podlegają bardziej rygorystycznym przepisom.

W przypadku sporu sądowego (np. gdy wiadomości e-mail są wykorzystywane jako dowód) kierownictwo firmy lub zespół prawny musi być w stanie w każdej chwili skutecznie wyszukiwać i pobierać dane z całego zasobu wiadomości e-mail. Zazwyczaj tylko profesjonalne rozwiązanie do archiwizacji poczty elektronicznej może sprostać tym wymaganiom. Aspekt samoobsługi znacznie odciąża dział IT, ale nie jest dostępny w każdym rozwiązaniu do archiwizacji.

Jak działa archiwizacja poczty elektronicznej?

Archiwum poczty elektronicznej uzupełnia jej istniejący system (który oczywiście może być dalej używany jak dotychczas). Administrator konfiguruje, kiedy i które wiadomości e-mail mają być przenoszone do archiwum oraz czy wiadomości te po zarchiwizowaniu mają być usuwane ze skrzynek pocztowych na serwerze poczty elektronicznej.

Jak zatem wybrać właściwe i przede wszystkim skuteczne narzędzie do archiwizacji? Należy pamiętać, że powinno ono spełniać kilka kryteriów: łatwość konfiguracji; niezawodność, nawet przy dużych liczbach wiadomości e-mail, oraz zintegrowane technologie magazynowania – a to wszystko przy niskich kosztach zakupu.

Firmy mogą korzystać ze wszystkich możliwości nowoczesnej i bezpiecznej archiwizacji wiadomości e-mail dzięki MailStore Server. Program tworzy kopie wszystkich wiadomości e-mail w centralnym archiwum mailowym, aby zapewnić bezpieczeństwo i dostępność dużych ilości danych na przestrzeni wielu lat. Użytkownicy wciąż mogą mieć dostęp do wiadomości e-mail (za pomocą np. Microsoft Outlook lub urządzenia mobilnego) oraz przeglądać je, używając zaawansowanego wyszukiwania pełnotekstowego.

Podsumowując – każda firma potrzebuje rozwiązania do archiwizacji poczty elektronicznej, które zaspokoi wszystkie potrzeby organizacji – od zarządu i działu IT aż po użytkownika końcowego. Dobrym pomysłem jest sporządzenie listy wymagań określającej wszystkie kryteria prawne, finansowe i techniczne, które muszą zostać spełnione, i na jej podstawie podjęcie decyzji o wyborze rozwiązania do archiwizacji poczty.